Để việc tham gia triển lãm mang lại hiệu quả cao, đơn vị Triển lãm nên mang các vật dụng trưng bày, trang trí nội thất gian hàng đẹp mắt và theo hình mẫu của thương hiệu/ sản phẩm, Brochure giới thiệu sản phẩm và dịch vụ bằng tiếng Anh và tiếng Việt, danh thiếp, Mẫu đăng kí để khách tham quan để lại thông tin, và các công cụ cần thiết khác mà không được trang bị kèm gian hàng ( LCD, âm thanh…)

Thẻ ra vào cửa dành cho Nhân viên của Đơn vị triển lãm sẽ được phát hành vào lúc 13h một ngày trước chương trình. Đơn vị triển lãm cần gửi danh sách nhân viên của mình, những người cần thẻ ra vào triển lãm, gửi trước đến Ban Tổ chức 7 ngày trước triển lãm. Một người đại diện của Đơn vị Triển lãm đến Quầy Ban Tổ chức để lấy thẻ cho các thành viên có tên trong Danh sách.

Gian hàng Tiêu chuẩn được xây dựng bởi Ban Tổ chức với thiết kế cơ bản. Gian hàng Tiêu chuẩn bao gồm 2 bóng đèn huỳnh quang, 1 bảng tên công ty, 1 bàn thông tin, 2 ghế, 1 ổ cắm điện, thảm trải sàn, 1 thùng rác. Nếu có bất kỳ thiệt hại trên vách ngăn hoặc cấu trúc của gian hàng sau chương trình (ví dụ như vỡ, mất mát…), Đơn vị triển lãm sẽ phải thanh toán cho việc sửa chữa hoặc mua mới. Đơn vị Triển lãm sẽ được Ban Tổ chức cung cấp quyển Hướng dẫn chung triển lãm VIETRF, các thông tin sẽ trên được trình bày chi tiết trong quyển Hướng dẫn này.

Gian hàng Đất trống chỉ được cung cấp không gian để các Đơn vị Triển lãm có thể tự thiết kế, tổ chức xây dựng theo mong muốn của họ. Để xem danh sách các đơn vị xây dựng gian hàng chính thức của SECC, xin vui lòng nhấn vào đây.

Để ngăn chặn bất kỳ sự mất mát hoặc trộm cắp tại triển lãm, Đơn vị Triển lãm phải điền vào phiếu kiểm kê hàng hóa và vật chất tại gian hàng. Đơn vị Triển lãm không thể mang hàng hóa và vật liệu ra ngoài khu vực triển lãm mà không có sự chấp thuận của Ban Tổ chức. Phiếu kiểm kê có sẵn trong quyển Hướng dẫn Triển lãm, hoặc nhận Phiếu kiểm kê này tại Quầy thông tin tại SECC hoặc liên hệ ban tổ chức để nhận phiếu.

Dịch vụ bảo vệ sẽ được cung cấp tại tất cả các khung giờ triển lãm. Chúng tôi khuyên rằng có ít nhất 1 nhân viên của Đơn vị Triển lãm được bố trí tại gian hàng vào mọi thời điểm. Hãy chú ý đặc biệt tới các vật có giá trị như máy tính xách tay và máy ảnh và hàng hóa triển lãm có giá trị cao. Ban tổ chức không chịu bất kỳ trách nhiệm nào về mất mát hoặc trộm cắp bên trong gian hàng.

Đơn vị triển lãm có thể nâng cấp Gian hàng Tiêu chuẩn nhưng phải nhận được sự chấp thuận của Đơn vị lắp đặt gian hàng tiêu chuẩn trước khi cố gắng thay đổi các gian hàng cơ bản. Thêm hoặc loại bỏ các phân vùng trên gian hàng sẽ thay đổi cấu trúc của các gian hàng. Xin lưu ý rằng thay đổi gian hàng cơ bản có thể phải trả thêm lệ phí.

Cung cấp điện sẽ bắt đầu lúc 16h ngày cuối cùng của xây dựng. Do các quy định an toàn, chúng tôi không thể cung cấp điện cho đến khi các gian hàng hoàn tất việc xây dựng, vì thế Ban Tổ chức khuyến nghị các Đơn vị Triển lãm xây dựng gian hàng trên Gian hàng Đất trống nên hoàn thành xây dựng càng sớm càng tốt để tránh chậm trễ việc cung cấp điện cho toàn khu triển lãm.

Đơn vị Triển lãm có nhu cầu đặt logo của công ty trên biển hiệu của gian hàng thì phải gửi yêu cầu đến Đơn vị xây dựng Gian hàng để kiểm tra việc in logo lên biển hiệu là có khả thi hay không. Nội dung qui định được in trên biển hiệu phụ thuộc vào quy chuẩn xây dựng của Đơn vị xây dựng thầu. Nếu thể hiện logo không nằm trong nội dung qui định được thể hiện trên biển hiệu, thì Đơn vị Triển lãm lưu ý rằng yêu cầu này có thể phải trả thêm lệ phí cho Đơn vị xây dựng thầu.